Einleitung
Im Reiter Abrechnung eines Sterbefalls können Sie Rechnungen und Angebote erstellen, verwalten und weiterverarbeiten. Alternative: Rechnung mit und ohne Sterbefall-Verknüpfung lassen sich auch im Bereich Rechnungen (grüne Seitenleiste links) anlegen.
Pacemo unterstützt Sie dabei, beliebig viele Abrechnungsdokumente effizient zu erstellen, Produkte aus Ihrem Katalog einzufügen und den Zahlungsstatus im Blick zu behalten.
1. Neue Rechnung anlegen
Öffnen Sie im Sterbefall den Reiter Abrechnung.
Klicken Sie auf „Neue Rechnung“ (oder „Neues Angebot“, wenn Sie zunächst ein Angebot schreiben möchten).
Angebote lassen sich später über „In Rechnung umwandeln“ (in der Rechnungsbearbeitungsansicht oben rechts zu finden) direkt in Rechnungen übertragen.
Das ursprüngliche Angebot bleibt im Fall trotzdem erhalten.
2. Rechnung ausfüllen
Rechnungsempfänger wählen:
Über den grünen Pfeil oben rechts wählen Sie den Empfänger aus im Fall hinterlegten Personendetails (z.B. Auftraggeber).
Textbausteine nutzen:
Oben in der Rechnung können Sie vorbereitete Textbausteine auswählen (z. B. Betreff, Einleitung, Grußformel). Diese pflegen Sie im Einstellungsbereich unter Einstellungen → Textbausteine.
Manuelle Bearbeitung:
Alle Felder (z. B. Rechnungsnummer, Texte) können per Klick direkt angepasst werden.
3. Produkte und Leistungen hinzufügen
Unterhalb des Rechnungsbereichs fügen Sie Positionen hinzu:
„Produkt hinzufügen“ → einzelne Zeile zum manuellen Befüllen oder Auswahl aus Ihrem Produktkatalog (nach Name suchbar).
„Mehrere Produkte“ / „Positionspakete“ → öffnet eine Auswahlmaske:
Klicken Sie in die gewünschte Zeile oder setzen Sie ein Häkchen.
Mit „Produkte hinzufügen und speichern“ übernehmen Sie die Auswahl.
Trennlinie/ Seitenumbruch (nach Rechnungsbereich) einfügen → individuelle Formatierungsmöglichkeiten für das Rechnungsdokument
Bearbeiten: Mit einem Klick in die Zeile können Sie Produkte anpassen (Preis, Beschreibung etc.).
Zusatzfunktionen: Über die 3 Punkte am Ende der Zeile stehen weitere Optionen zur Verfügung (z. B. Löschen, Kopieren).
Interne Notizen: Über „Notiz“ können Sie Anmerkungen für Ihr Team hinterlegen (nicht sichtbar auf der Rechnung).
4. Vorschau und Weiterverarbeitung
Mit „Vorschau/Herunterladen“ sehen Sie, wie die fertige Rechnung als PDF aussieht.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
Herunterladen (als PDF speichern)
E-Mail (direkt aus Pacemo versenden)
Drucken
Hinweis: Sobald die PDF erzeugt wird (geschieht beim Herunterladen, Drucken oder beim E-Mailversand) , erhält die Rechnung automatisch den Status „Gelb – Versendet“.
5. Rechnung festschreiben
Mit „Jetzt Festschreiben“ (in der Rechnungsvorschau) machen Sie eine Rechnung endgültig:
Danach ist die Rechnung nicht mehr änderbar und auch nicht mehr löschbar.
Nur eine Stornierung ist noch möglich.
Wichtig: Pacemo macht dies nicht automatisch – Sie entscheiden selbst, wann eine Rechnung festgeschrieben wird.
6. Zahlungsstatus verwalten
Im Reiter Abrechnung können Sie jederzeit über das Drei-Punkte-Symbol am rechten Zeilenende eines jeden Rechnungsdokuments den Status der Rechnung einsehen oder manuell setzen:
„Bezahlt“ → öffnet die Erfassung des Zahlungseingangs.
Mit „Neue Zahlung“ fügen Sie einen Zahlungseingang hinzu:
Wählen Sie die Zahlungsart (z. B. Überweisung, Barzahlung – vorher im Admin-Bereich definiert).
Teilzahlungen sind möglich, auch mit unterschiedlichen Zahlungsarten.
Bereits eingetragene Zahlungen können über das Stift-Symbol bearbeitet werden.
7. Gesonderter Rechnungsbereich
Rechnungen sind sowohl im Sterbefall als auch in der Rechnungsübersicht (linke Menüleiste) sichtbar.
Über das 3-Punkte-Menü können Sie weitere Aktionen ausführen (z. B. Bearbeiten, Löschen, Status ändern).
Tipps für die Praxis
Nutzen Sie Positionspakete (z. B. „Erdbestattung komplett“), um wiederkehrende Leistungen mit einem Klick einzufügen.
Arbeiten Sie mit Textbausteinen, damit Rechnungen schneller und einheitlich erstellt werden.
Festschreiben sollten Sie Rechnungen erst, wenn alle Details stimmen – danach sind keine Änderungen mehr möglich.