1. Einloggen und Orientierung
Melden Sie sich mit Ihren per E-Mail erhaltenen Zugangsdaten bei Pacemo an.
Mithilfe des linken Seitenmenüs auf dem Startbildschirm können Sie sich durch die Hauptbereiche navigieren (Sterbefälle, Vorsorgen, Rechnungen, Dokumente usw.).
Oben rechts finden Sie das Zahnrad-Symbol → hier gelangen Sie in den Einstellungsbereich, wo Sie Grundeinstellungen anpassen können.
2. Wichtige Grundeinstellungen prüfen
Bevor Sie mit echten Fällen starten, sollten Sie im Einstellungsbereich ein paar Basiseinstellungen vornehmen:
Unternehmen: Hinterlegen Sie Ihre Adresse, Bankverbindung, Mehrwertsteuersatz, Briefpapiere als Standard für verschiedene Dokumententypen.
Nummernkreise: Definieren Sie, wie beispielsweise Rechnungs- und Angebotsnummern aufgebaut sein sollen.
Textbausteine: Erstellen Sie Standardtexte für Rechnungen und Angebote (Betreff, Kopftext, Fußtext).
3. Mitarbeitende anlegen
Damit Ihr Team gemeinsam mit Pacemo arbeiten kann, legen Sie im Einstellungsbereich neue Benutzer:innen an:
Gehen Sie zu Einstellungen → Mitarbeiter.
Klicken Sie auf „Neuer Mitarbeiter“, um die Erfassungsmaske zu öffnen.
Tragen Sie die Stammdaten ein und vergeben Sie passende Rechte (z. B. Lese- oder Schreibrechte für bestimmte Bereiche).
Über die 3 Punkte am Ende der Zeile können Benutzer:innen gelöscht oder deaktiviert werden.
Hinweis: Jede E-Mail-Adresse kann nur einmalig im System hinterlegt werden. Sie wird standardmäßig ausschließlich für den Login-Prozess genutzt und muss daher nicht zwingend eine Unternehmensadresse sein.
4. Ersten Sterbefall anlegen
Klicken Sie auf „Neuer Sterbefall“.
Tragen Sie die wichtigsten Daten zum Auftraggeber und Verstorbenen ein.
Nutzen Sie die Statusleiste innerhalb des Falls, um den Fall unternehmensintern in Phasen zu strukturieren (z. B. Aufnahme → Vorbereitung → Abrechnung). Die Phasen können Sie in den Einstellungen unter Status individuell für Ihren Account definieren.
Wichtige Hinweise:
Es gibt keine Pflichtfelder und keine feste Reihenfolge beim Ausfüllen innerhalb der Fälle.
Alle Informationen werden automatisch mit der Eingabe gespeichert.
Gelöschte Informationen lassen sich nicht wiederherstellen.
5. Dokumente & Abmeldungen nutzen
Über den Reiter Dokumente können Sie Vorlagen (Formulare, Anschreiben oder Abmeldungen) in den Fall laden.
Klicken Sie auf „Vorlage suchen“. Innerhalb des geöffneten Fensters können Sie nun aus Ihren eigenen Vorlagen, globalen Vorlagen, die wir Ihnen zur Verfügung stellen und Abmeldungsdokumenten alle für den Fall relevanten Dokumente auswählen.
Hinweis: Nutzen Sie die Suchleiste oben, um spezifische Dokumente schneller zu finden.
Externe Dokumente (z.B. Heirats- oder Sterbeurkunde) lassen sich im unteren Bereich Hochgeladen Dateien hinterlegen.
6. Erste Rechnung schreiben
Gehen Sie im Fall in den Reiter Abrechnung oder alternativ über die linke Seitenleiste auf “Angebote” oder “Rechnungen”.
Erstellen Sie ein Angebot oder direkt eine Rechnung.
Fügen Sie dem Rechnungsdokument Produkte oder Positionspakete hinzu und nutzen Sie Ihre vorbereiteten Textbausteine für den Betreff, Kopf- und Fußtext.
Vorschau prüfen → als PDF speichern, per E-Mail versenden oder ausdrucken.
Hinweis: Dies ist eine kompakte Übersicht. Einen ausführlichen Artikel mit allen Details finden Sie hier (Verlinkung).
7. Hilfe & Support
In jedem Bereich finden Sie über die kleine grüne Kugel unten rechts direkten Zugang zu unserem Support-Center. Hier können Sie unser Supportteam kontaktieren.
Zusätzlich stehen Ihnen jederzeit unsere Hilfeartikel und Video-Tutorials zur Verfügung.
Tipps für den Start
Beginnen Sie gerne mit einem Testfall, um die Funktionen auszuprobieren, bevor Sie echte Daten eintragen.
Richten Sie sich einmalig Ihre Vorlagen, Textbausteine und Mitarbeitenden ein – das spart später viel Zeit.